Om offentlig upphandling och att lämna anbud

Anbud ska lämnas elektroniskt direkt i vårt upphandlingssystem Mercell TendSign. För att göra det behöver du först registrera ett anbudsgivarkonto. Det är helt kostnadsfritt för dig som leverantör.

Registreraditt konto här på Mercells hemsida.

Om du behöver support eller har frågor om systemet, kontakta Mercell direkt:

E-post: support.opic@mercell.com

Telefon: 0771-440 200

När du har registrerat ett konto är det dags att hämta ut upphandlingsdokumenten. Sök rätt på aktuell upphandling och hämta ut samtliga dokument.

Var noggrann när du går igenom upphandlingsdokumenten. Där hittar du all information du behöver ha för att kunna lämna anbud. Vid offentlig upphandling har man bara en chans på sig att lämna sitt bästa anbud. Därför är det viktigt att du läser igenom allt och förstår samtliga krav och förutsättningar som anges i upphandlingsdokumenten.

Du är alltid välkommen att ställa frågor om du undrar över något, om något är oklart eller om du har upptäckt brister i upphandlingen. Genom att ställa frågor minskar du risken att något blir fel eller att lämna ett anbud som inte uppfyller kraven.

Du ställer dina frågor i Mercell TendSign. Det är även här som du får svar. Du kan också läsa svaren som andra leverantörer har fått på sina frågor. Det är ett bra sätt att få mer kunskap om upphandlingen.

Svar ges senast 6 dagar före sista anbudsdag, med undantag för direktupphandlingar.

Alla som deltar i upphandlingen kan se frågan som du har ställt, men ingen kan se vem som har ställt frågan.

Vem som har ställt en fråga blir offentligt först efter att anbudsgivare har underrättats om tilldelningsbeslutet och den absoluta sekretessen hävs. (Se även punkt 6, sekretess).

Efter att sista anbudsdagen har gått är möjligheterna att komplettera ditt anbud begränsade. Därför är det viktigt att du lämnar korrekta och kompletta upplysningar från början.

Tyvärr är det vanligt med anbud som inte är fullständigt ifyllda. Följden blir att dessa anbud inte accepteras.

Om anbudet är otydligt formulerat eller innehåller information som inte är relevant för den specifika upphandlingen kan det leda till att anbudet bedöms vara felaktigt. Det är meningen att vi som upphandlare enbart ska ta hänsyn till sådant som uttryckligen framgår av anbudet, inget annat än det.

Följ strukturen i upphandlingsdokumenten för att undvika ett ofullständigt anbud. Fyll endast i information eller bifoga handlingar som specifikt efterfrågas. I information och handlingar som inte efterfrågas kan det finnas uppgifter som gör att anbudet uppfattas som "orent", det vill säga att det utgör en ändring av vad som framgår av upphandlingsdokumentationen. Om du lägger till information som inte har efterfrågats i upphandlingen kan det därmed innebära att anbudet inte accepteras för att det anses vara ”orent”.

Som huvudregel gäller absolut sekretess fram till dess att vi som upphandlare har fattat beslut om att antingen tilldela kontraktet till en leverantör eller att avbryta upphandlingen. Det innebär att under själva upphandlingen får vi inte lämna ut några uppgifter om anbuden till någon annan än den som har lämnat uppgiften.

När tilldelningsbeslutet har fattats är huvudregeln att samtliga dokument i upphandlingen blir offentliga.

Det är möjligt för en anbudsgivare att begära att vissa uppgifter i anbudet ska beläggas med sekretess. Du ska då tydligt ange vad som ska sekretessbeläggas och skriva en motivering varför det ska göras. Tänk på att vi inte kan garantera sekretess. Detta avgörs vid varje enskilt tillfälle som någon begär ut information om en upphandling.

Enligt principen om likabehandling får vi inte pröva ett anbud som lämnas in för sent. Därför är det viktigt att ditt anbud kommer in i rätt tid. Här kan du läsa mer om upphandlingslagstiftningen.

När sista dagen för att lämna anbud är över prövas anbuden som har kommit in. Det innebär att anbuden utvärderas och kontrolleras utifrån kraven som ställdes i upphandlingsdokumenten och de regler som gäller för offentlig upphandling.

När alla inkomna anbud har prövats fattar vi ett beslut om vilket eller vilka företag vi ska teckna kontrakt eller ingå ramavtal med. Efter det ska alla som har lämnat anbud meddelas om tilldelningsbeslutet.

När underrättelse om tilldelningsbeslutet har offentliggjorts inträffar en så kallad ”avtalsspärr”. Avtalsspärren är en period där vi som upphandlande organisationen inte får ingå kontrakt. Under avtalsspärren kan leverantörer ansöka om överprövning av upphandlingen hos Förvaltningsrätten.

Avtalsspärr gäller inte för direktupphandling.

Upphandlingen avslutas med att kontrakt tecknas.