Begära ut allmänna handlingar
Vi är ett kommunalt bolag och lyder därför under offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen finns inskriven i tryckfrihetsförordningen som är en av Sveriges grundlagar. Offentlighetsprincipen gäller för all offentlig verksamhet i Sverige, det vill säga stat, landsting, kommuner och kommunala bolag. Du som privatperson har därför rätt att begära ut allmänna handlingar från oss.
Allmän handling
En handling räknas som allmän när den förvaras hos bolagen. Det innebär att handlingen antingen:
- Inkommit till ESEM
- Upprättats och på något sätt färdigställts (ex.protokoll som undertecknats)
- Expedierats (skickats från ESEM)
En handling kan vara så mycket mer än bara ett papper. Tryckfrihetsförordningens beskrivning av vad som är en allmän handling är:
- Allt som kan framställas i skrift eller bild
- Upptagning som kan läsas eller avlyssnas, eller på annat sätt uppfattas endast med hjälp av tekniska hjälpmedel
- Brev, skrivelser, protokoll, mejl
- SMS/MMS, fotografier, CD/DVD, Videoband
Allmänna handlingar kan vara antingen offentliga eller omfattas av sekretess, de vill säga hemliga.
Vilka handlingar kan du ta del av
Du har rätt att ta del av de allmänna handlingar i ESEM som är offentliga. Handlingar/delar av handlingar som omfattas av sekretess har du inte rätt att ta del av. ESEM gör en sekretessbedömning i varje enskilt fall.
ESEM har ingen skyldighet att lämna ut pågående internt arbetsmaterial. Arbetsmaterial är handlingar som ESEMs personal ännu inte har färdigställt och är således inte några allmänna handlingar.
ESEM har heller ingen generell skyldighet att göra sammanställningar av uppgifter ur olika handlingar eller databaser om de inte är enkla att ta fram.
Begära ut handlingar
Om du vill ta del av en allmän handling kontaktar du registrator@esem.se så hjälper Registraturen dig.
Enligt lagen har du all rätt att vara anonym. Det innebär att du inte behöver tala om vem du är och varför du vill ha de handlingar du begärt.
När får jag ut handlingarna
Allmänna offentliga handlingar ska lämnas ut skyndsamt. I praktiken innebär det så snart det är möjligt (ca 1-2 dagar). Om du begär ut stora mängder handlingar eller handlingar som kräver större arbetsinsats att ta fram kan det ta längre tid. Vi håller dig alltid uppdaterad om det skulle ta längre tid.
De flesta handlingarna finns i elektronisk form och skickas vanligtvis via e-post. ESEM har dock ingen generell skyldighet att skicka handlingar elektroniskt.
Du kan även läsa handlingarna på plats hos ESEM och skriva av dem om du vill. Du kan även få papperskopior av handlingarna mot en avgift.
Överklaga beslut
Om du nekas att ta del av en handling eller uppgift i handling, kan du begära att få ett skriftligt avslagsbeslut från ESEM. Om du efter detta anser att ESEM gjort fel bedömning, har du möjlighet att överklaga beslutet.