Integritetspolicy för anställda
och tjänsteleverantörer

Förord

Företaget Eskilstuna Strängnäs Energi och Miljö AB (ESEM) (org nr 556935–7501) behandlar personuppgifter om dig som anställd i enlighet med svensk lag. ESEM är därmed personuppgiftsansvarig. Om du har frågor kring denna policy eller behandlingen av dina personuppgifter är du välkommen att vända dig till oss.

Personuppgifter enligt denna policy behandlas enligt våra ändamål. Dels av ESEM internt, dels av tjänsteleverantörer med vilka ESEM har personuppgiftsbiträdes-avtal.

1. Vad är personuppgifter?

En personuppgift är varje upplysning som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person. Typiska personuppgifter är till exempel personnummer, namn och adress. Men det kan också handla om bilder, film, IP-adresser och andra typer av uppgifter som hör ihop med en person och sparas digitalt. Personuppgifterna kan komma att samlas in från dig, från olika myndigheter eller genereras under anställningen av oss eller av våra tjänsteleverantörer.

2. Vilka personuppgifter behandlas?

Personuppgifter som vi behandlar är till exempel ditt namn, personnummer, kontaktuppgifter, e-postadress, telefonnummer, löneuppgifter, sjukfrånvaro, eventuell facklig tillhörighet, uppgifter om din anställning och inkomst, uppgifter om din arbetstid, resultat från olika tester och utbildningar samt användaruppgifter i ESEM:s olika datasystem. Lagligt stöd för denna behandling är ”Fullgörande av avtal” (Anställningsavtal) samt ”Laglig förpliktelse” (Bokföringslagen etc).

Vi kan även komma att behandla dina personuppgifter i form av namn och bild för t ex publicering på ESEM:s hemsida samt intranätet. Den lagliga grunden för publiceringen är Berättigat Intresse.

3. Ändamål med behandlingen

Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna fullgöra vår del av vårt anställningsavtal med dig, samt för att kunna följa de lagar och regler som gäller för oss som din arbetsgivare. Att vi får behandla dina personuppgifter är alltså nödvändigt för att du ska kunna vara anställd hos oss.

Som del i vårt uppfyllande av kollektivavtalet, som är en del av ditt anställningsavtal, lämnas dina personuppgifter vidare till partners som administrerar pensions- och försäkringsavtal. Personuppgifter kan även komma att lämnas direkt till kollektivavtalsparterna.

4. Särskilt om E-post

E-post från anställda innehåller regelmässigt personuppgifter. Inkommande e-post öppnas och läses med intresseavvägning som laglig grund. Vilket innebär att det måste finnas aktuellt ändamål för hanteringen. Beroende på e-postens innehåll kan det lagras antingen för att uppfylla en rättslig förpliktelse eller ett ansvar som följer av vårt anställnings-avtal med dig. En e-post kan även komma att lagras med intresseavvägning som laglig grund, om vi anser att det behövs för att styrka att vi lämnat dig en viss information eller vidtagit en viss åtgärd.

Det kan förekomma att mindre känsliga personuppgifter, som exempelvis personnamn, används i intern e-postkommunikation inom ESEM i ärenden som gäller ditt anställningsförhållande hos oss.

5. Om känsliga personuppgifter

Som känsliga personuppgifter räknas uppgifter om ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller politisk övertygelse, medlemskap i en fackförening, hälsa, sexualliv eller sexuell läggning, genetiska uppgifter eller biometriska uppgifter (fingeravtryck, DNA osv) som identifierar en viss person.

ESEM behandlar känsliga personuppgifter i följande kategorier:

Uppgift om medlemskap i fackförening behandlas för att uppfylla vårt löneavtal, som är en del av ditt anställningsavtal. Uppgiften behandlas också när ett individärende kräver fackliga kontakter på grund av lag eller avtal.

Uppgifter om din hälsa behandlas för att kunna administrera sjukfrånvaro och sjuklön samt lagliga skyldigheter kring arbetsmiljö och rehabilitering.

Känsliga personuppgifter kan också förekomma i ett rekryteringsförfarande om du som kandidat har valt att dela med dig av tex. ditt etniska ursprung i dina ansökningshandlingar.

Känsliga personuppgifter behandlas alltid av ett så litet antal handläggare som möjligt.

6. Lagringstid

Dina personuppgifter kommer att behandlas så länge det är nödvändigt för att kunna fullgöra förpliktelser enligt anställningsavtalet eller enligt svensk arbetsrätts-, skatte-, bokförings- eller övrig lagstiftning. Det betyder att olika personuppgifter kan komma att lagras olika länge.

Vi kan även komma att spara personuppgifter med intresseavvägning som laglig grund, exempelvis för att behålla dokumentation av ESEM:s åtgärder i ärenden där det föreligger eller riskerar uppstå rättslig tvist.

7. Dina rättigheter

Enligt EU:s Dataskyddsförordning har du följande rättigheter kring de personuppgifter som vi behandlar om dig. För att nyttja någon av dessa rättigheter kan du vända dig till arkiv.registrering@esem.se

Personuppgifter som du begär ut enligt punkterna nedan överlämnas endast till dig mot personlig avhämtning, för att säkerställa att inga personuppgifter hamnar i orätta händer. Vid avhämtning förväntas du kunna styrka din identitet.

8. Registerutdrag

Du har rätt att få veta vilka personuppgifter vi behandlar om dig (se rubriken Personuppgifter som behandlas). Därför kan du begära ett registerutdrag som visar dina personuppgifter.

9. Rättelse

Om du anser att uppgifter vi behandlar om dig är felaktiga eller ofullständiga har du rätt att begära att vi rättar eller kompletterar dem.

10. Radering

Du kan alltid begära att få personuppgifter raderade. Vi reserverar oss för att vi måste behålla personuppgifter som är nödvändiga för att uppfylla lag eller avtal.

11. Begränsning

Du har rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Om ESEM i framtiden skulle inhämta samtycke för viss behandling av personuppgifter så har du rätt att meddela begränsning för vilken behandling samtycket gäller och inte. Med begränsning menas att dina personuppgifter markeras så att dessa i framtiden endast får behandlas för ett vissa avgränsade syften.

12. Dataportabilitet

Du har rätt att få dina personuppgifter utlämnade på ett digitalt medium i ett strukturerat, allmänt använt, maskinläsbart format. Syftet är att du själv ska ha möjlighet att kopiera eller flytta dina personuppgifter till en annan personuppgiftsansvarig.

13. Profilering och automatiserat beslutsfattande

Du har rätt att inte bli föremål för ett beslut som enbart grundas på automatiserat besluts-fattande.

14. Klagomål

Om du inte är nöjd med hur ESEM behandlar dina personuppgifter har du rätt att vända dig till en tillsynsmyndighet för att framföra klagomål. I Sverige är Integritetsskydds-myndigheten (www.imy.se) tillämplig myndighet. I första hand vill vi förstås att du hör av dig till oss och låter oss bemöta och hantera dina synpunkter.

15. Dataskyddsombud

Om du har frågor kring företagets hantering av dina personuppgifter kan du även vända dig till ESEMs dataskyddsombud. Dataskyddsombudet har tystnadsplikt och du kontaktar ombudet via mailadressen dataskyddsombud@esem.se

16. Kontaktuppgifter

Personuppgiftsansvarig
Eskilstuna Strängnäs Energi och Miljö AB
Kungsgatan 86
631 86 Eskilstuna

Organisationsnummer: 556935–7501
Telefon: 016-10 60 00
E-post: arkiv.registrering@esem.se

Dataskyddsombud
Anna Strömbert
dataskyddsombud@esem.se 

 

Dokument ID: 3085  Datum för beslut: 2023-06-15